Самая трудоёмкая часть работ по внедрению процессного подхода в программе Fox Manager BPA – описание бизнес-процессов на нижнем уровне управления. Но насколько детальной должна быть схема процессов нижнего уровня?

Во-первых, необходимо помнить, что Вы строите модель деятельности вашего бизнеса. А любая модель – это упрощенное представление реальности, поскольку исследование самой реальности затруднено вследствие бесконечной сложности объектов и форм их взаимодействия.

Во-вторых, в Fox Manager Вы моделируете статичные процессы, которые используются для анализа и регламентации деятельности. Эти процессы не требуют такой детальной проработки, как процессы BPM-систем, ведь, если Вы не предусмотрите какой-либо переход или выход из процесса в BPM системе, то такой процесс просто не сможет быть «выполнен» в реальном времени.

Советы по детализации процессов

1. Не детализируйте те функции, выполнение которых закреплено на законодательном уровне.

Бухгалтер самостоятельно обязан знать, когда и какие отчёты сдаются в налоговую, нет необходимости дублировать эти требования в бизнес-процессах. Просто сошлитесь на регламентирующий документ.

2. Чем ниже квалификация у сотрудника – тем подробнее необходимо описать процесс.

Представьте, что завтра Ваш опытный менеджер уволится и на его место придёт новый человек, не знающий специфику работы Вашего предприятия. Сможет ли он максимально быстро приступить к работе руководствуясь своей должностной инструкцией и регламентами процессов, которые Вы ему предоставите? Проведите эксперимент, покажите схему бизнес-процесса человеку без опыта работы и поинтересуйтесь, достаточно ли детально описаны его функции, какие моменты ему непонятны?

3. Максимально подробно опишите «проблемные» места деятельности предприятия.

Вспомните, на что обычно жалуются Ваши клиенты и какие конфликты возникают на Вашем предприятии между сотрудниками. Производство жалуется на отсутствие материалов на складе? – Убедитесь, что материалы расходуются оптимально, рассчитайте расход материалов на типовые заказы. Пересмотрите логистические процессы, с учётом расходов материала и сроков доставки, назначьте ответственного за составление заявок на закупку и т.п.

4. Если за функцию не удаётся определить ответственного – дробите её.

Если Вы не можете однозначно сказать кто отвечает за выполнение функции или ставите ответственными сразу несколько должностей из разных отделов, значит процесс описан недостаточно детально и если в итоге возникнут проблемы с выполнением данной функции, то Вам сложно будет найти ответственного.

Рассмотрим две версии процесса «Подбор персонала».

В сокращенной версии невозможно однозначно сказать, кто же принимает окончательное решение о приёме человека на работу, генеральный директор или руководитель подразделения. Детализация процесса явно недостаточна.

В более подробной версии процесса функции разделены: HR-менеджер осуществляет предварительный отбор, затем руководитель подразделения проводит контрольное собеседование, проверяя квалификацию персонала, а лишь затем генеральный директор проводит заключительное собеседование и по результатам принимает решение о принятии кандидата на работу.

Однако, даже такое описание процесса может оказаться недостаточно детальным. Если у предприятия имеются проблемы с подбором персонала, то имеет смысл сослаться на перечень критериев, по которым проводится поиск и предварительный отбор персонала отделом кадров. Контроль квалификации кандидатов на вакантные должности можно расписать в виде отдельного процесса, разработав специальные тесты и критерии оценки.

5. Схемы для людей

Хорошо работают те схемы бизнес-процессов, которыми пользуются, а пользуются теми схемами, которые удобно читать. Иногда имеет смысл пойти на сознательное упрощение схемы процесса ради простоты восприятия. Если процесс получается слишком «длинным» (более 20 функций), то имеет смысл разбить его на несколько более простых, связанных между собой бизнес-процессов.

Если Вы сомневаетесь в своих силах или у Вас нет времени разбираться, то можете заказать у нас обучение или консалтинг. Однако, следует помнить, что никто не в состоянии построить ваши бизнес-процессы без вашего участия.